Често, нарочито у малим организацијама,канцеларијски менаџер се зове обични секретар. Ова порука звучи много чврста, али чињеница да су дужности менаџера у канцеларији другачије од секретара (иако имају много тога заједничког), ретко се ради о овом случају.

Која је одговорност овог запосленог? Пре свега, дужности управника канцеларије укључују рад са документима. Запослени прихвата долазну кореспонденцију, региструје је, шаље је пошиљаоцу, шаље је у архив ако је потребно. Он такође прихвата пријаве од других запослених, просљеђује их потпису директора, потврди их печатом, а затим их враћа назад. Дужности руководиоца канцеларије укључују рад са интерним документима: испис налога и њихова регистрација, складиштење, слање у архиву и рачуноводство, рад са излазном кореспонденцијом. Ако је потребно, он би требао бити у могућности да ради са било којом канцеларијском опремом: факсом, скенером, копиркачем, као и документима за штампање и штампање. Припрема просторије за презентације, вођење записника састанака, састанак и пријем гостију и клијената компаније такође су дио дужности руководиоца канцеларије.

Често се запослени мора бавититрадиционална секретарске дужности: дистрибуција позваних партнера или менаџера у хотелима, боокинг собе, авио карата и карата за воз. У зависности од специфичности компаније и саме канцеларије, менаџер може бити представник вашег предузећа у пословним преговорима, и обавља дужности директора кадровске: потрагу за новим запосленима, креирање подстицаја и образовних програма, пројектовања. Понекад је фокусира на увођењу информационих технологија, развој нових програма.

Дужности управног особља укључују знање:

  1. Законодавни акти и прописи који регулишу правне, информативне и пословне активности компаније.
  2. Основи менаџмента, маркетинга, предузетништва и пословања.
  3. Основи социологије, психологије, етике пословне комуникације, раде са особљем и јавношћу.
  4. Поступак израде пословних предлога, извјештаја, планова, уговора и уговора.
  5. Основе менаџмента, основе ергономије и заштите радне снаге.

Поред наведених задатака, одговорностиОперације директор и инвентар канцеларије и софтвера потребног за покретање потрошни материјал (канцеларијски материјал, папир и остали прибор), који су потребни за рад запослених. Исто тако, он је дужан да води евиденцију тих материјала како би се осигурало њихово издавање, да се утврди како да добију, организује и води евиденцију о исплатама за снабдевање. Дужности пословног менаџера је да прати стање канцеларијске опреме у, која обухвата: оперативни изазов да савладају за поправке, благовремено замене потрошног материјала (као што је патрона), када је немогуће поправити - замену канцеларијске опреме.

У зависности од правила усвојених у фирми и њенојВеличина управника канцеларије прихвата позиве и факсове, преусмерава их на одговарајућег запосленог, шаље факсове и позива клијенте и партнере, или контролише рад секретара, укључујући и праћење културе њиховог говора. Такође, дужности руководиоца канцеларије укључују праћење санитарног стања саме канцеларије, организовање заказаних поправки, позивање техничког особља на решавање проблема (на примјер, замјена сијалица или прекидача за потапање).

Генерално, ова листа може се повећати илида се смањи у зависности од места рада. Због тога, у фази интервјуа је неопходно питати шта руководилац посла ради (дужности запосленог у овој компанији).

</ п>